Dove finiscono i dati degli ospiti

Quando invii le schedine, i dati dei tuoi ospiti vanno alla Questura tramite il portale Alloggiati Web, come richiede la legge. Qui ti spiego chi li riceve, per quanto tempo restano dove, e cosa cambia se usi un'app che tiene tutto sul tuo telefono.

A chi vanno i dati degli ospiti

Partiamo dalla domanda che conta: dove finiscono i dati degli ospiti quando fai il check-in? La risposta è una sola. Vanno alla Questura, attraverso il portale statale Alloggiati Web. Non a un'azienda privata, non a un intermediario: al destinatario che la legge indica.

L'obbligo nasce dall'art. 109 del TULPS: chi ospita persone (anche per una sola notte) deve comunicare le generalità degli alloggiati alla Questura. In pratica registri nome, cognome, data e luogo di nascita, cittadinanza e documento di ogni ospite, e li trasmetti sul portale. La comunicazione va fatta entro 24 ore dall'arrivo; se il soggiorno dura meno di 24 ore, la fai subito all'arrivo.

Un esempio concreto: un ospite arriva martedì alle 15:00 per due notti. Hai tempo fino a mercoledì alle 15:00 per inviare la sua schedina. Se invece arriva alle 22:00 e riparte la mattina dopo alle 8:00, la comunicazione la fai la sera stessa, all'arrivo, non aspetti il mattino.

Chi non comunica gli alloggiati commette un illecito: l'art. 17 TULPS prevede l'arresto fino a 3 mesi o l'ammenda fino a 206 €. Non è una cifra "per schedina": è la sanzione penale per l'omessa comunicazione. Il motivo per cui questa parte va presa sul serio, insomma, non è la privacy dei tuoi ospiti verso di te: è che quei dati devono arrivare a chi di dovere, nei tempi giusti.

Dove li tiene l'app

Qui sta il punto che interessa a un host attento alla privacy dei dati ospiti su Alloggiati Web. Un conto è dove la legge manda i dati (la Questura). Un altro è dove passano e dove restano prima di arrivarci, cioè sullo strumento che usi per inviarli.

Molte soluzioni funzionano così: crei un account su un servizio, carichi i documenti su un loro sito, e quel servizio li custodisce sui propri server per poi girarli al portale. È comodo, ma significa che i dati dei tuoi ospiti fanno un giro in più, su computer che non sono i tuoi.

Con Alloggiati Facile l'approccio è diverso, ed è quello che chiamiamo local-first: le tue credenziali del portale e i dati delle schedine restano sul tuo dispositivo. L'app fotografa il documento, legge i dati in automatico direttamente sul telefono, prepara la schedina e la invia al portale Alloggiati Web usando le tue credenziali. Non crei nessun account con noi, non ti registri, non ci lasci un indirizzo email da riempire di dati. Se vuoi capire il meccanismo tecnico della connessione, trovi la spiegazione in come l'app si connette con la WSKEY.

Una nota onesta sulle ricevute, perché è la domanda che segue sempre: la ricevuta di avvenuta trasmissione la scarichi quando ti serve, e il portale la conserva per un tempo limitato. L'app tiene a portata di mano l'ultima ricevuta in PDF. Non è un archivio eterno di cinque anni: se ti serve conservare tutte le ricevute a lungo, salvale tu, appena le ricevi, come faresti con qualunque documento importante.

Nessun account, nessun tracker

La stessa logica vale per questo sito. Non usiamo cookie di profilazione, non carichiamo font o librerie da server esterni, non montiamo tracker di terze parti che seguono chi legge. Le pagine sono pulite: caricano in fretta proprio perché non chiamano decine di servizi altrui. Puoi verificarlo da solo aprendo gli strumenti del browser: non vedrai un pixel che chiama la piattaforma pubblicitaria di turno.

Se vuoi i dettagli su cosa raccogliamo e cosa no, li mettiamo nero su bianco in la nostra informativa privacy. È scritta per essere letta, non per nascondersi dietro il legalese.

GDPR e responsabilità dell'host

Parliamo di gestione dei dati ospiti e GDPR, perché è giusto sapere dove ti trovi. Quando raccogli i documenti dei tuoi ospiti, dal punto di vista del GDPR sei tu il titolare del trattamento. Non l'app, non il portale: tu, che gestisci la struttura.

Cosa significa in pratica, senza giri di parole:

• Raccogli solo quello che serve per la comunicazione alla Questura. Non chiedere all'ospite dati che non ti servono per l'art. 109.
• Usali solo per lo scopo previsto: la comunicazione obbligatoria. Non per mandare pubblicità o rivenderli.
• Conservali con criterio. Se tieni copie di documenti o schedine, custodiscile in modo protetto e non lasciarle in giro. Meno copie sparse fai, meno rischi corri: è proprio qui che tenere i dati locali delle schedine su un solo dispositivo, invece che su più server, ti semplifica la vita.
• Cancella quando non ti servono più. Un archivio infinito di foto di documenti è un rischio, non una sicurezza.

Questa pagina ti dà i criteri pratici, ma non sostituisce una consulenza legale: se hai una situazione particolare (per esempio gestisci molte strutture o tratti dati per altri titolari), fatti dare un parere da un professionista sul tuo caso specifico.

Perché questo conta

Per un host prudente la differenza è tutta qui: i dati dei tuoi ospiti devono arrivare alla Questura, sì, ma non devono per forza fare tappa su server altrui per farlo. Meno mani toccano quei dati, meno cose possono andare storte, e più è semplice rispondere con serenità se qualcuno ti chiede come li tratti.