Errore nell'invio delle schedine: come risolverlo

Se l'invio delle schedine ad Alloggiati Web ti dà errore, quasi sempre la causa è una: un documento letto male, un campo obbligatorio vuoto, un tipo di alloggiato sbagliato o la struttura errata. Qui trovi le cause più comuni e come risolverle in pochi minuti.

Perché l'invio dà errore

Quando premi "Invia" e il sistema risponde con un errore, non significa che hai fatto qualcosa di grave. Significa solo che una parte dei dati non rispetta le regole di controllo del portale, e la schedina viene respinta prima di essere registrata. Nulla è perso: puoi correggere e reinviare.

Nella pratica quotidiana di chi gestisce un B&B, una casa vacanze o un affitto breve, le cause di un errore invio schedine Alloggiati Web sono quasi sempre queste quattro:

• Documento illeggibile: la foto o la scansione non permette di leggere numero, tipo o scadenza del documento.
• Dati mancanti o incoerenti: un campo obbligatorio è vuoto, oppure una data è nel formato sbagliato.
• Struttura o credenziali sbagliate: hai selezionato la struttura errata o la WSKEY non è valida.
• Tipo di alloggiato non corretto: capofamiglia, ospite singolo e componenti del gruppo seguono regole diverse.

Vediamole una per una, con cosa controllare e come sistemare.

Documento non letto o illeggibile

È il motivo più frequente per cui le schedine alloggiati non vengono inviate. Se hai fotografato la carta d'identità o il passaporto e il numero risulta vuoto, sbagliato o con caratteri strani, il portale rifiuta il dato.

Come rimediare, passo per passo:

1. Appoggia il documento su una superficie chiara e piatta, senza pieghe.
2. Usa una buona luce naturale ed evita i riflessi: la plastica della carta d'identità riflette molto sotto le lampade.
3. Inquadra tutto il documento dentro il riquadro, non solo una parte. La striscia di numeri e lettere in basso (la zona MRZ del passaporto e della carta elettronica) deve essere ben visibile.
4. Tieni il telefono fermo un istante prima di scattare, così la foto non viene mossa.

Dopo la scansione, controlla sempre i dati letti prima di inviare: nome, cognome, numero del documento e data di scadenza. Un lettore automatico può confondere una "O" con uno "0" o saltare uno spazio. Correggere a mano un carattere sbagliato ti evita l'errore in fase di invio.

Dati mancanti o incoerenti

Il portale controlla che ogni schedina sia completa e coerente. Se anche un solo campo obbligatorio manca, l'invio si blocca. Ecco la checklist da scorrere:

• Date nel formato giusto: la data di arrivo e quella di nascita vanno scritte come giorno/mese/anno. Un mese e un giorno invertiti (05/13 invece di 13/05) generano un errore.
• Data di arrivo non nel futuro: non puoi comunicare un arrivo che deve ancora avvenire.
• Cittadinanza e Stato di nascita: per un ospite straniero servono lo Stato di nascita e, spesso, lo Stato che ha rilasciato il documento.
• Comune e provincia di nascita: obbligatori per chi è nato in Italia, vanno lasciati vuoti (o sostituiti dallo Stato estero) per chi è nato all'estero.
• Tipo di alloggiato coerente col gruppo: se ospiti una famiglia, deve esserci un capofamiglia e i familiari collegati; un "ospite singolo" dentro un gruppo dà incoerenza.

Quando il portale segnala un campo in rosso, è lì che devi guardare per primo. Corretto quel campo, il resto della schedina di solito passa.

Struttura o credenziali sbagliate

Se gestisci più di un alloggio, un errore comune è inviare la schedina sotto la struttura sbagliata. Prima di premere invia, verifica in alto quale struttura è selezionata: ogni struttura ha il suo codice e le sue credenziali.

Se invece il sistema rifiuta l'accesso o dice che le credenziali non sono valide, nella grande maggioranza dei casi il problema non è la tua password ma la WSKEY. La WSKEY è la chiave tecnica che autorizza l'invio automatico delle schedine: è diversa dalla password con cui entri nel portale dal browser . Se l'hai rigenerata nel portale, va aggiornata anche nell'app. Per capire dove trovarla e come rifarla, leggi la guida dedicata e controlla la WSKEY.

Le procedure per abilitare o rigenerare la WSKEY possono variare leggermente da una Questura all'altra: se dopo il controllo qualcosa non torna, verifica con la tua Questura.

Invio bloccato o in ritardo

Capita di accorgersi dell'errore quando sono già passate diverse ore dall'arrivo. Niente panico: risolvi la causa e invia il prima possibile. La regola è chiara: la comunicazione delle generalità degli alloggiati alla Questura (obbligo previsto dall'art. 109 TULPS) va fatta entro 24 ore dall'arrivo; per i soggiorni che durano meno di 24 ore va fatta già all'arrivo.

Se sei oltre le 24 ore mentre stai ancora sistemando un errore, l'importante è completare l'invio senza ulteriori ritardi. L'invio tardivo è sanzionato dall'art. 17 TULPS (arresto fino a tre mesi o ammenda fino a 206 euro): è l'unica sanzione prevista, non esistono multe "per ogni schedina". Una volta inviata, scarica subito la ricevuta: è la tua prova dell'avvenuta comunicazione. Per il calcolo esatto dei tempi, vedi i termini di invio.

Ricorda anche che la comunicazione online non sostituisce l'identificazione di persona. La circolare del Ministero dell'Interno del 18/11/2024, confermata dal Consiglio di Stato a novembre 2025, ha chiarito che il self check-in con solo key box non basta: l'ospite va identificato di persona all'arrivo. È proprio in quel momento, con il documento in mano, che scatti la foto e prepari la schedina.

Come l'app Alloggiati Facile ti aiuta

Alloggiati Facile è pensata per il momento dell'identificazione di persona: inquadri il documento con la fotocamera del telefono, l'app legge i dati, tu li controlli e invii la schedina ad Alloggiati Web. Ti aiuta a ridurre gli errori più comuni perché ti mostra i dati letti prima dell'invio, gestisce più strutture senza confonderle e conserva l'ultima ricevuta in PDF sul telefono. Puoi rifai la foto del documento dall'app quando la prima scansione non è nitida, e provarla con la demo senza credenziali.

Costa 1,95 euro al mese, con un mese di prova gratuita e una demo che funziona anche senza le tue credenziali. Il portale statale Alloggiati Web resta ovviamente gratuito. Vedi condizioni e tutti i dettagli sul prezzo.

Ancora bloccato?

Se hai ricontrollato documento, dati, struttura e WSKEY e l'invio continua a dare errore, potrebbe trattarsi di un problema temporaneo del portale o di una configurazione specifica della tua Questura. In questi casi conviene non insistere a vuoto: annota il messaggio d'errore esatto (fai uno screenshot) e chiedi aiuto. Trovi come contattarci nella pagina di assistenza. Con il testo preciso dell'errore sotto mano, la soluzione arriva molto più in fretta.