Come inserire gruppi e famiglie su Alloggiati Web

Per famiglie e gruppi ogni ospite va comunicato, ma non serve compilare tutto da zero ogni volta: indichi una persona come capofamiglia o capogruppo e colleghi gli altri componenti. Qui vedi quante schedine servono, chi mettere come capo e come fare passo passo.

Tipo alloggiato: singolo, famiglia, gruppo

Quando compili le schedine su Alloggiati Web, per ogni persona devi scegliere un tipo alloggiato. È il modo in cui il portale capisce se una persona viaggia da sola o insieme ad altre, e come sono collegate tra loro. Le voci che trovi sono queste:

• Ospite singolo: la persona è arrivata da sola e non è collegata a nessun altro. Due amici che hanno prenotato ma non formano un gruppo formale possono anche essere due ospiti singoli.
• Capo famiglia e Membro famiglia: si usano per un nucleo familiare che arriva insieme. Uno è il capofamiglia, gli altri sono membri collegati a lui.
• Capo gruppo e Membro gruppo: si usano per un gruppo di persone che viaggiano insieme ma non sono una famiglia, per esempio amici, colleghi o una comitiva.

La differenza tra famiglia e gruppo non cambia il numero di schedine da inviare: serve solo a descrivere correttamente chi è arrivato. Se hai un dubbio su un caso particolare, puoi sempre verificare con la tua Questura, perché qualche dettaglio della procedura può variare da zona a zona.

Capofamiglia e capogruppo

Il capofamiglia (o capogruppo) è semplicemente la persona di riferimento. Di solito è chi ha fatto la prenotazione, il genitore, oppure l'adulto che organizza il viaggio. Non c'è una regola rigida: scegli la persona più naturale come punto di riferimento.

Il meccanismo funziona così: prima inserisci il capo con il tipo Capo famiglia o Capo gruppo, poi aggiungi gli altri come Membro famiglia o Membro gruppo. Il portale li collega automaticamente al capo. Ogni membro mantiene i suoi dati e il suo documento: il collegamento serve a dire "queste persone sono arrivate insieme", non a saltare i dati di qualcuno.

Quante schedine servono

La regola è semplice e non ha eccezioni: una schedina per ogni persona che pernotta, neonati e minori compresi. Il capofamiglia o capogruppo non "assorbe" gli altri. Ecco tre casi concreti:

• Coppia (marito e moglie, o due partner): 2 schedine. Puoi indicarli come capofamiglia + membro famiglia, oppure come due ospiti singoli. Molti host usano famiglia perché è più fedele alla realtà.
• Famiglia con due figli: 4 schedine. Un genitore come capofamiglia, l'altro genitore e i due bambini come membri famiglia. Anche i figli piccoli hanno la loro schedina.
• Gruppo di 5 amici: 5 schedine. Uno come capogruppo, gli altri quattro come membri gruppo.

Esempio pratico di tempistica: se una famiglia di quattro arriva venerdì alle 16:00, hai tempo per inviare tutte e quattro le schedine entro sabato alle 16:00, cioè entro 24 ore dall'arrivo. Meglio non aspettare l'ultimo momento: se compili subito dopo il check-in, togli il pensiero.

Passo passo nell'inserimento

Ecco la sequenza tipica dentro Alloggiati Web per una famiglia o un gruppo:

1. Entra nel portale e vai alla sezione per inserire una nuova comunicazione (invio schedine).
2. Inserisci la prima persona e scegli il tipo alloggiato: Capo famiglia o Capo gruppo.
3. Compila i suoi dati: nome, cognome, data e luogo di nascita, cittadinanza, tipo e numero del documento, data di arrivo e numero di notti.
4. Aggiungi la persona successiva e scegli Membro famiglia o Membro gruppo. Ripeti per ogni componente.
5. Controlla che il numero di schedine corrisponda al numero di persone arrivate.
6. Invia la comunicazione. Al termine scarica la ricevuta in PDF: è la prova dell'invio.

Se vuoi il dettaglio completo della fase di invio e dello scarico ricevute, guarda la guida su come inviare le schedine.

Minori nel gruppo

Anche i bambini e i minorenni presenti nella famiglia o nel gruppo vanno comunicati, ognuno con la sua schedina e con il tipo alloggiato di membro. La domanda più frequente è quale documento indicare per un minore che non ha carta d'identità propria: le regole cambiano un po' a seconda dell'età e del documento disponibile. Trovi tutto spiegato nella guida dedicata alle schedine alloggiati per i minori.

Fare tutto dal telefono, senza sbagli

Compilare più schedine per una famiglia o un gruppo a mano, sul portale, è la parte più noiosa: tanti campi uguali, il rischio di sbagliare un numero di documento o di dimenticare un componente. La nostra app Alloggiati Facile per Android ti aiuta proprio in questo momento: inquadri il documento con la fotocamera, l'app legge i dati e li compila per te, scegli il tipo alloggiato (capofamiglia, membro, capogruppo) e invii tutto ad Alloggiati Web. Alla fine l'app conserva l'ultima ricevuta PDF.

Ti fa risparmiare tempo soprattutto quando arrivano in tanti insieme, ed è lo strumento giusto per il momento in cui identifichi gli ospiti di persona all'arrivo. L'app costa 1,95 €/mese, con un mese di prova gratuita e una demo che puoi provare anche senza le tue credenziali. Il portale statale Alloggiati Web resta gratuito: l'app serve solo a rendere più veloce il tuo lavoro.

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