Come inviare le schedine su Alloggiati Web

Inviare le schedine su Alloggiati Web significa comunicare alla Questura i dati degli ospiti che dormono da te. Qui trovi la procedura completa, passo dopo passo, con un esempio concreto.

Ogni volta che un ospite dorme nella tua struttura, la legge ti chiede di comunicare i suoi dati alla Questura. Questa comunicazione si chiama "schedina" e la fai attraverso il portale Alloggiati Web. L'obbligo nasce dall'art. 109 del TULPS: chi dà alloggio deve comunicare le generalità delle persone alloggiate. Non è una pratica difficile, ma va fatta con ordine e nei tempi giusti. Vediamo come inviare le schedine su Alloggiati Web, passaggio per passaggio.

Prima di iniziare

Prima di aprire il portale, tieni pronte tre cose. Senza queste non riesci a inviare nulla.

• Le credenziali attive. Sono l'utente e la password che la Questura ti rilascia quando registri la struttura. Se non le hai ancora o non ricordi la password, leggi come ottenere le credenziali Alloggiati Web.
• La WSKEY. È una chiave web aggiuntiva, diversa dalla password, che serve per far comunicare un'app con il portale. Se invii solo dal sito ufficiale non ti serve; se usi un'app, sì. Trovi tutto in cos'è la WSKEY e dove si trova.
• I documenti degli ospiti, leggibili. Carta d'identità, passaporto o patente. La foto deve essere nitida: nome, cognome, data e luogo di nascita, numero e tipo di documento devono leggersi bene.

Inserire l'ospite

Questa è la parte centrale della comunicazione ospiti Alloggiati Web. Ti spiego la sequenza, che è la stessa sul portale e nelle app.

1. Scegli il tipo di alloggiato. Il portale ti chiede se l'ospite è "singolo", "capofamiglia", "capogruppo" oppure "membro" di una famiglia o di un gruppo. Se viaggia da solo, è un singolo. Se sono in più, uno diventa il riferimento e gli altri si collegano a lui.
2. Inserisci i dati anagrafici. Cognome, nome, sesso, data di nascita, comune o Stato di nascita, cittadinanza. Copiali esattamente come sono scritti sul documento, senza abbreviare.
3. Inserisci i dati del documento. Tipo (carta d'identità, passaporto, patente), numero e luogo di rilascio. Per gli italiani il numero va copiato con attenzione: una cifra sbagliata blocca l'invio.
4. Indica arrivo e durata. Data di arrivo e numero di giorni del soggiorno.
5. Salva e passa all'ospite successivo, se ce ne sono altri.

Per famiglie e gruppi non devi ripetere tutto da capo: indichi un capofamiglia o un capogruppo e colleghi gli altri componenti. I dettagli, con qualche caso pratico, sono nella guida su gruppi e famiglie.

Controllare i dati

Prima di premere "invia", fermati un momento e ricontrolla. La maggior parte dei problemi nasce qui, e sono quasi sempre gli stessi.

• Documento illeggibile o dati incompleti. Un campo vuoto o un numero di documento incompleto fa rifiutare la schedina. Se un dato non si legge, riprendi il documento in mano.
• Ospiti mancanti. Devi comunicare tutte le persone che dormono da te, anche i bambini. Sui minori c'è qualche regola in più: vedi la guida dedicata alle schedine per i minori.
• Struttura sbagliata. Se gestisci più strutture, controlla di aver selezionato quella giusta prima di inviare. È un errore banale ma frequente.
• Data di nascita o cittadinanza incoerenti. Il portale confronta i dati e, se qualcosa non torna, segnala l'errore. Meglio scoprirlo adesso che dopo.

Se ricevi un messaggio di errore e non capisci cosa correggere, trovi le cause più comuni e i rimedi nella guida sugli errori di invio delle schedine.

Inviare alla Questura

Fatto il controllo, l'invio delle schedine alla Questura è l'ultimo passaggio ed è semplice. Sul portale Alloggiati Web premi il pulsante di invio: il sistema trasmette i dati e ti mostra una conferma. Da quel momento la comunicazione è fatta.

La cosa importante è capire quando hai davvero inviato. Non basta salvare la schedina: salvare la prepara, ma finché non premi "invia" alla Questura non è arrivato nulla. Cerca sempre il messaggio di conferma o il numero di ricevuta: è la prova che l'operazione è andata a buon fine. Se non compare, l'invio non è avvenuto e devi riprovare.

Scaricare la ricevuta

Dopo l'invio il sistema genera una ricevuta in PDF. È il documento che dimostra di aver comunicato gli ospiti nei termini, quindi vale la pena tenerla da parte. La scarichi quando ti serve, direttamente dalla sezione ricevute del portale.

Attenzione a un punto: la ricevuta non resta disponibile per sempre online. Il portale la conserva per un tempo limitato, quindi conviene scaricarla e salvarla tu, ad esempio in una cartella sul telefono o sul computer. Per capire dove cercarla e come conservarla bene, leggi dove trovare la ricevuta.

Esempio pratico

Vediamo un caso reale, così i tempi diventano chiari.

Un ospite arriva nel tuo B&B lunedì alle 22:00. All'arrivo gli chiedi il documento e lo identifichi di persona. A quel punto hai tempo fino alle 22:00 di martedì — cioè entro 24 ore — per inviare la schedina. Puoi farlo la sera stessa, con calma, oppure la mattina dopo: l'importante è restare dentro le 24 ore dall'arrivo.

Caso diverso: un ospite arriva alle 9:00 e riparte in giornata, prima delle 24 ore. In questo caso la comunicazione va fatta subito, all'arrivo, non il giorno dopo. Nel dubbio sui tempi, la regola completa è spiegata nella guida su entro quando inviare le schedine.

Rispettare la scadenza conta: la mancata comunicazione è una contravvenzione prevista dall'art. 17 del TULPS (arresto fino a tre mesi o ammenda fino a 206 euro). Con un po' di metodo, però, è un rischio che eviti facilmente: identifichi l'ospite all'arrivo, inserisci i dati e invii. Fine.

Fare tutto dal telefono, più in fretta

Se preferisci non accendere il computer ogni volta, puoi gestire l'intera procedura dallo smartphone con la nostra app Alloggiati Facile (Android). Inquadri il documento dell'ospite con la fotocamera: l'app legge i dati da sola in automatico, così eviti di ricopiarli a mano ed elimini gran parte degli errori di battitura. Poi controlli, invii alla Questura e l'app conserva l'ultima ricevuta in PDF. Gestisce anche più strutture e famiglie o gruppi.

Va detto con chiarezza: l'app non sostituisce l'incontro con l'ospite. La circolare del Ministero dell'Interno del 18 novembre 2024, confermata dal Consiglio di Stato a novembre 2025, ha chiarito che il self check-in con key box da solo non basta: l'ospite va identificato di persona all'arrivo. L'app è lo strumento giusto proprio per quel momento — rende veloce l'identificazione e l'invio, non li aggira.

Costa 1,95 € al mese, con un mese di prova gratuita e una demo che provi senza credenziali. Puoi inviare le schedine da Android o vedere i prezzi.